Většina malých a středních firem vlastní nějaký ERP (informační systém) pro řízení firmy a evidenci dokladů (skladové, účetní, výrobní, …). Řada dnešních ERP již v základní verzi umožňuje evidovat elektronické dokumenty, ale firmy tuto funkcionalitu zatím málo využívají. Zavedení elektronické evidence dokumentů přitom není nijak nákladná záležitost a zavedení základní evidence se dá zvládnout během jedné až dvou návštěv konzultanta. Elektronickou evidenci dokumentů lze automatizovat například pomocí aplikace Autosken, která umí automaticky zařazovat dokumenty do ERP přímo ke konkrétním dokladům, ke kterým se dokument vztahuje. V elektronické podobě může firma evidovat veškeré dokumenty, se kterými pracuje. Ať už jsou to účetní doklady (faktury, pokladní doklady, …), skladové doklady (příjemky, výdejky, …), výrobní dokumentace (výrobní příkazy, výkazy práce, …) nebo smlouvy, manuály a další. Všechny dokumenty mohou být připojené k dokladům v ERP a díky funkcionalitě ERP je možné dokumenty snadno vyhledat a zobrazit.
Pokud firma nevlastní ERP, který by mohla využít pro evidenci dokumentů, nabízí se možnost instalace samostatného softwaru pro elektronickou evidenci dokumentů. Tyto systémy se označují zkratkou DMS (document management system) – systém pro správu dokumentů nebo také CMS (content management systém) – systém pro správu obsahu, protože často se v těchto systémech neevidují jen dokumenty, ale i jiné typy souborů jako jsou obrázky, videa a další. DMS/CMS je software, který umožňuje evidovat elektronické dokumenty, sledovat u nich verze, definovat přístupová práva jednotlivým uživatelům. Dokumenty je možné předávat dalším uživatelům ke schválení. Tyto systémy často umožňují přistupovat k dokumentům přes webový prohlížeč a je tedy možné je nastavit tak, aby uživatelé měli k dokumentům přístup, i když jsou mimo firmu. V dokumentech lze snadno vyhledávat, zobrazovat jejich náhledy a některé typy dokumentů i editovat přímo v DMS.
Přínosy elektronické evidence dokumentů
- Zefektivnění firemních procesů (např. schvalování dokumentů).
- Snadné vyhledávání v dokumentech.
- Úspora nákladů za poštovné a rychlejší doručování elektronických dokumentů.
- Dokumenty jsou dostupné kdykoli odkudkoli.
- Přístup k dokumentům na základě oprávnění.
- Snadné zálohování a tím zabezpečení dokumentů proti živelným pohromám, ztrátě a jiným negativním vlivům.
- Úspora nákladů na tisk a opakované kopírování dokumentů.
- Šetrnost k životnímu prostředí.
Dokumenty
